Formulir yang harus diisi terdiri dari rangkap dua yakni data tiket dan data penumpang serta keterangan pengambilan bea pembatalan.

Traveler akan mendapatkan formulir pembatalan tembusan yang telah divalidasi petugas diberikan kepada pemohon.

Formulir itu nantinya berlaku sebagai bukti yang dipergunakan pada saat pengambilan bea pembatalan jika pilihan pengembalian bea secara tunai. 

Pengembalian bea tiket yang dibatalkan dilakukan setelah hari ke-30 melalui transfer atau diambil tunai di stasiun yang ditunjuk.

Pada saat mengambil bea tiket yang dibatalkan, penumpang menyerahkan formulir pembatalan yang telah divalidasi dan menunjukan bukti identitas asli yang sesuai.

Jika dalam satu formulir pembatalan terdiri dari lebih dari satu tiket maka pengambilan bea dapat diwakilkan pada salah satu penumpang yang tertera pada formulir tersebut.

Bila, formulir pembatalan hilang maka pemohon wajib melampirkan surat keterangan kehilangan dari kepolisian pada saat pengambilan bea tiket yang dibatalkan. (Kompas.com/Wahyu Adityo Prodjo)